نظام ديوان هو نظام جديد للاتصالات الإدارية تتبعه جامعة الملك سعود بالمملكة العربية السعودية، وتسعى الجامعة من خلاله لتطوير كيفية التواصل معها، حيث يهدف تطبق نظام ديوان إلى تطوير إجراءات الاتصالات الإدارية التي تتم داخل حرم الجامعة، واستهلاك وقت أقل في نقل أي أوراق أو معاملات بين الجهات المختلفة ف الجامعة.
أهمية نظام ديوان؟
نظام ديوان سيساهم في حماية الوثائق الهامة من التلف أو الضياع حيث أن الوثائق يتم نقلها إلكترونيًا، فمن خلاله يمكن تأمين الوثائق والأوراق والمحافظة على سريتها أثناء تداولها بين جهات الجامعة المختلفة، بالإضافة إلى أن النظام يوفر سهولة البحث عن الأوراق والمعاملات الإلكترونية واسترجاعها في أي وقت، وأيضًا يمكنه توزيع المهام المختلفة داخل الإدارات بالجامعة.
مميزات نظام ديوان..
يتمتع نظام ديوان المطبق في جامعة الملك فهد، بعدة مميزات وأهمها..
- اعتماده على هوية المستخدم Active Directory.
- يوفر سهولة في قيد وإحالة المعاملات.
- كما يمكن إضافة أي أوراق أو معاملات إلكترونيًا في النظام بسهولة ويسر.
- يتيح آلية تتبع المخاطبات بين جهات الجامعة المختلفة.
- يوفر نظام ديوان آلية تحويل المعاملة لمهمة بداخل النظام، والتي يمكن متابعتها لاحقًا في نظام مهما.
- يمكن من خلاله ربط المعاملات عن طريق علاقات التسديد والإلحاق والتعقيب.
- كما يوفر النظام إمكانية متابعة المعاملات ومعرفة إذا تم الانتهاء منها أو وجود معاملات متأخرة وذلك حب الإدارة والموظف.
- التواصل مع صاحب المعاملة وإخباره بكل ما تم على معاملته عن طريق رسائل الهاتف أو البريد الإلكتروني.
- إخبار الموظف المسئول بوصول معاملة جديدة لإدارته وذلك عن طريق رسائل الهاتف أو البريد الإلكتروني.
- يوفر النظام آلية توزيع الصلاحيات على عدة مستويات مختلفة بالنظام.
الرابط الرسمي لجامعة الملك سعود
