لا يمكنك يحدث توازن صحي بين العمل والحياة بدون مهارات إدارة الوقت المناسب، “الوقت” إنه شيء نأخذه جميعًا كأمر مسلم به، ولكن بصفتك صاحب عمل، إنه أعظم مورد لك، بدون الوقت الكافي، فأنت أقل احتمالًا لتحقيق أهدافك، لن تكون قادرًا على التركيز على ما هو مهم حقًا، وقت أقل قد يضيف الضغط على حياتك بالفعل. فيما يلي مهارات إدارة الوقت التي يجب أن يتمتع بها صاحب العمل الناجح.
مهارات إدارة الوقت الأساسية لأصحاب الأعمال
العمل في الساعات التي تناسبك..
إليك أحد أفضل الأشياء عن كونك رئيسك الخاص، يمكنك العمل وقتما تشاء بالطبع، هذا لا يعني أنه يمكنك الركود أو المجيء والذهاب كما يحلو لك، ما يعنيه هذا هو أنك لست مجبرًا على العمل وفق جدول 9 إلى 5 إذا لم يكن ذلك مناسبًا لك، على سبيل المثال، دعنا نقول أنك والد، قد تكون ساعات العمل الخاصة بك عندما يكون أطفالك في المدرسة، دعنا نقول حوالي الساعة 8 صباحًا إلى 3 مساءً، عندما يقومون بأداء واجباتهم المدرسية، يمكنك حينئذٍ استخدام هذا الوقت للقيام بالمهام الإدارية أو مراجعة التقويم الخاص بك ليوم غد، خيار آخر هو العمل حول مستويات الطاقة لديك، إذا كنت شخصًا صباحيًا، فقم بإلغاء مهامك الأكثر أهمية عندما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة، أما إذا كنت شخص ليلي ستكون أكثر إنتاجية في وقت متأخر أو بعد الظهر، ما هو أكثر من ذلك، أن لدينا إيقاعات متناهية الصغر وهي دورة نشاط الراحة في الجسم، ولكن بالنسبة لمعظمنا، هذا يعني أنه يمكننا التركيز فقط لمدة 90 إلى 120 دقيقة قبل أن نحتاج إلى أخذ قسط من الراحة.
الحفاظ على سجل الوقت..
تريد أن تنجز أكثر؟ احتفظ بسجل زمني حتى تستطيع أن ترى كيف تقضي وقتك، بالإضافة إلى ذلك سوف يتيح لك تسجيل الوقت معرفة ما تهدره من الوقت سوف يمنعك ذلك من المبالغة في تقدير الوقت الذي تستغرقه بعض الأشياء على الطريق، وتتبع وقتك يشجعك على التوقف عن تعدد المهام وتحميل نفسك المسؤولية، هناك بالفعل عدة طرق يمكنك من خلالها إجراء تدقيق وقت، الأول هو تتبع كل ما تفعله طوال اليوم، مثل تنقلاتك الصباحية أو الوقت الذي تقضيه في مهمة محددة، الطريقة الأخرى هي ضبط مؤقت لكل 15 دقيقة، عندما يحين الوقت، اكتب ما قمت به خلال هذه الفترة الزمنية، يمكنك أيضًا استخدام تطبيقات وأدوات تتبع الوقت مثل Toggl أو Timely للحفاظ على علامات التبويب على استخدامك الرقمي.
التركيز على ما تفعله أفضل..
قال ريتشارد برانسون ذات مرة: “بقدر ما تحتاج إلى شخصية قوية لبناء مشروع تجاري من نقطة الصفر، يجب أن تفهم أيضًا فن التفويض، يجب أن أكون جيداً في مساعدة الناس على إدارة الأعمال الفردية، ويجب أن أكون على استعداد للتراجع، يجب أن يتم تأسيس الشركة حتى تتمكن من الاستمرار بدوني”، عندما تتوقف عن محاولة القيام بكل شيء بمفردك، لن تفرغ فقط من وقتك الثمين، سوف تكسب المزيد من المال أيضًا، ذلك لأن لديك الأشخاص المناسبين الذين يعملون في المهام الصحيحة، على سبيل المثال، حتى إذا كنت معتادًا على أساسيات المحاسبة أو الترميز، فستقضي وقتًا أطول في هذه المهام، وليس كما يفعل خبير وأنت أكثر عرضة لارتكاب خطأ مكلف.
تنفيذ حكم دقيقتين..
على حد تعبير ديفيد ألين الكاتب الشهير، “إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين، فافعل ذلك الآن”، يبدو بسيطًا، لكن فكر في كل هذه الأشياء الصغيرة التي تضيفها، بدلاً من قضاء دقيقة واحدة للرد على رسالة بريد إلكتروني، انتظر حتى نهاية اليوم عندما يكون صندوق الوارد الخاص بك يفيض، علاوة على ذلك، تساعدك هذه القاعدة على تكوين عادات جديدة، والأهم من ذلك، يمكن أن تساعد في التغلب على التسويف، كمثال بدلاً من الإعلان عن رغبتك في قراءة المزيد، ابدأ بهدف صغير مثل قراءة صفحة واحدة يوميًا، الفكرة هي أن تجعل عاداتك سهلة للبدء، يمكن لأي شخص التأمل لمدة دقيقة واحدة، أو قراءة صفحة واحدة، هذه استراتيجية قوية لأنه بمجرد أن تبدأ في فعل الشيء الصحيح، يصبح من الأسهل الاستمرار في القيام بذلك.
قسّم أنشطتك إلى مشاكل بسيطة..
الاستفادة من وعيك يتطلب طاقة أكبر ويمكن تجنبها من خلال تبسيط مشاكلك، يتمحور التميز في إدارة الوقت حول إنشاء عملية وتقسيمها إلى عمليات ذرية صغيرة يسهل فهمها ولا تتطلب استهلاكًا مكثفًا للموارد، إن تقليل استهلاكك للموارد هو ما يجعل أصحاب الأعمال ناجحين، إنهم قادرون على اتخاذ مهمة معقدة وتحليلها إلى أجزاء، مما يجعل العملية الباقية أسهل للفهم والمتابعة، العمليات البسيطة بسيطة، وتنفيذها لا يتطلب عشرات أسئلة المتابعة التي تمنعك من التحقق من المهام خارج قائمتك.
لا تقع في فخ الاستعجال..
كصاحب عمل لديك الكثير من المسؤوليات للتأكد من تحقيقك لها، يجب أن يكون لديك نظام قائم، وذلك يكون من خلال كتابة قائمة المهام الخاصة بك وإضافة أهم العناصر إلى التقويم الخاص بك، إنه تكتيك بسيط وفعال للتأكد من أنك لا تنسى القيام بأي شيء، ويتيح لك حظر وقت هذه الإجراءات، وهنا تكمن المشكلة مع وجود الكثير من الأشياء التي يجب القيام بها والقليل من الوقت للوصول إليها، ما هي المهام التي أبدأ بها؟ حسنًا، هذا يعتمد على أولوياتك المحددة، هذه هي عادة الآنشطة التي تقربك من أهدافك أو لها تاريخ مرفق بها لذلك، يجب دائمًا تحديد أولوياتك القصوى أولاً وقبل كل شيء آخر، لسوء الحظ، فإن الكثير منا ينحرف عن طريق أشياء أقل أهمية، على الرغم من أنها تبدو مستحقة لوقتك وطاقتك، في نهاية المطاف، فإن إدارة وقتك وإنتاجيتك تعاني وهو أمر لا يفيد الأعمال، لتجنب ذلك لا تقع في فخ الإلحاح، حدد العناصر التي يجب عليك إجراؤها وتأجيلها وتفويضها وإسقاطها، التزم بالقائمة لا أكثر من المهام الحاسمة لهذا اليوم، وركز على أولوياتك عندما يكون لديك طاقة أكبر.
جدولة الوقت “لي”..
جدولة “وقت لي” ليست مضيعة للوقت، قد يكون الوقت الفعلى هو سلاحك السري ضد الإجهاد وعدم التركيز، كلما أضفت إلى جدولك، زاد الانشغال بمرور الوقت، ستحرق شمعتك من الطرفين نتيجة لذلك، ستصبح محترقًا أكثر، أو ما هو أسوأ من ذلك، أنك ستضع صحتك العقلية والبدنية في خطر، دائما قم بجدولة وقت الفراغ في يومك، لا يجب أن يكون كثيرًا ولكن، إذا كان لديك ساعة من الوقت المحظور طوال اليوم حيث لم يتم سرد أي شيء في الجدول الزمني الخاص بك، يمكن أن تفعل العجائب لك عقليًا وجسديًا، بعد كل شيء وقت الفراغ يجعلنا سعداء، ويشجعك أكثر، ويضيف مرونة في التقويمات، وإعادة شحن الطاقة مرة أخرى.
مجموعة مهام مماثلة..
التبديل بين المهام طوال اليوم غير عملي، انها الفوضى وتشجعنا على تعدد المهام، فكر في الأمر ترد على رسالة بريد إلكتروني، ثم تندفع إلى الباب للتحدث مع أحد الموردين، ثم تعود إلى ملف الأوراق، وبين كل ذلك، يجب عليك الانتباه إلى أي مشاكل يواجهها عملائك أو موظفوك، على عكس القفز في كل مكان، قم بتنظيم يومك عن طريق منع المهام المماثلة معًا على سبيل المثال، حظر وقتًا معينًا للرد البريد الوارد وإعادة المكالمة، ووقت آخر لتقديم الملفات الورقية، ومرة أخرى لحل المشكلات، بناءً على عملك، قد تحتاج أيضًا إلى تحديد وقت للاجتماعات، أو فحص مخزونك، أو اختبار منتجاتك.
